مدیریت چابک چیست؟

مدیریت پروژه چابک، یک رویکرد تکراری برای مدیریت پروژه است که روی تقسیم و تجزیه‌ پروژه‌های بزرگ به تسک‌های قابل‌کنترل و کوچک‌تر تمرکز دارد. مدیریت چابک به تیم‌ها این امکان را می‌دهد که برای تغییر سریع جهت و تمرکز پروژه، از تجهیزات بهتری برخوردار شوند.

مدیریت پروژه چابک یا اجایل (Agile Project Management – APM)، یک رویکرد تکراری برای مدیریت پروژه است که روی تقسیم و تجزیه‌ پروژه‌های بزرگ به وظایف (Task) قابل کنترل و کوچک‌تر تمرکز دارد؛ پروژه‌هایی که با تکرارهای کوتاه در طول چرخه عمر پروژه تکمیل می‌شوند. Agile برای تمرکز بر بهبود مستمر در توسعه محصول یا خدمات، از چرخه‌های توسعه کوتاه به نام اسپرینت (Sprint) استفاده می‌کند.

تطبیق پذیری؛ یعنی توانایی تغییر دادن یا تغییر کردن، متناسب با شرایط جدید و توانایی انطباق سریع و کارآمد با تغییرات، یک مهارت حیاتی برای رهبران است. این موضوع برابر با هنر انعطاف‌پذیری تحت تأثیر تغییر سریع شرایط خارجی است. رهبر چابک بودن به معنای انعطاف‌پذیری، پاسخگویی در برابر تغییرات و تمایل به یادگیری و اتخاذ راه‌های جدید است که منجر به بقای موثر و موفقیت در فضای رقابتی تجارت مدرن می‌شود. افرادی که از نظر سازگاری و توانایی چابکی امتیاز بالایی کسب می‌کنند، می‌توانند با تغییر کردن مقابله مثبت‌تری داشته باشند و می‌توانند رویکرد خود را برای تغییر نیازها تطبیق داده و اولویت‌های خود را تغییر دهند.

مدیریت چابک همان‌طور که از نامش پیداست، به تیم‌ها این امکان را می‌دهد که برای تغییر سریع جهت و تمرکز پروژه، از تجهیزات بهتری برخوردار شوند. شرکت‌های نرم‌افزاری و آژانس‌های بازاریابی، بیش از هر کسب‌وکار دیگری از تمایل ذینفعان پروژه به تغییر پروژه، آگاه هستند. رویکرد چابک، تیم‌ها را قادر می‌سازد تا کارهایی که انجام می‌دهند را دوباره ارزیابی کرده و تنظیم کنند تا مطمئن شوند با تغییر کار و چشم‌انداز مشتری، تمرکز تیم نیز تغییر می‌کند.

اگر در مدیریت پروژه چابک تازه‌کار باشید، ممکن است این روش در ابتدا برایتان یک سیستم پیچیده و دشوار برای مدیریت به نظر برسد. اما، چه متوجه آن شوید چه نشوید، در حال حاضر هم بسیاری از کارهایی را که به رویکرد چابک نیاز دارد، انجام می‌دهید. به این صورت که با وقوع چند تغییر سریع، به دنبال چرخه‌های توسعه کوتاه‌تر و عرضه محصولات کوچک‌تر و مکرر هستید.

هر پروژه‌ای که به روش چابک مدیریت می‌شود دارای پنج جزء کلیدی است. این اجزاء در قسمت‌های مختلف پروژه بررسی و به‌کار گرفته می‌شوند که در ادامه با آنها آشنا می‌شوید:

۱– داستان‌های کاربر (User stories)

به زبان ساده، داستان کاربر تعریف سطح بالایی از درخواست کار است که شامل اطلاعات کافی برای این است که تیم بتواند برآورد معقولی از تلاش مورد نیاز برای انجام درخواست، ارائه دهد. این توضیح کوتاه و ساده از دیدگاه کاربر نوشته شده است و بر تشریح خواسته‌های مشتری شما (اهدافشان) و دلیل آن متمرکز است.

۲– اسپرینت (Sprints)

Sprint در لغت به معنی «دوی سرعت» است؛ اما در مدیریت چابک، اسپرینت یک تکرار کوتاه از کار است که معمولاً بین یک تا سه هفته، در زمانی که تیم‌ها روی وظایف تعیین شده در جلسه برنامه‌ریزی اسپرینت کار می‌کنند،  تکمیل می‌شود. ایده این است که هم‌زمان با پیش‌روی پروژه، این اسپرینت‌ها را به طور مداوم تکرار کنید تا محصول شما آماده شود. پس از اتمام هر اسپرینت، شما محصول را مرور می‌کنید تا ببینید چه چیزهایی کار می‌کنند و چه چیزهایی کار نمی‌کنند، تنظیمات مورد نیاز را انجام می‌دهید و دوباره یک اسپرینت دیگر را برای بهبود محصول یا خدمات خود شروع می‌کنید.

۳– جلسات استندآپ (Stand-up meetings)

جلسات استندآپ روزانه که مدت آن معمولا زیر 10 دقیقه است و به آن «جلسات روزانه اسکرام» نیز می‌گویند، یک روش عالی برای اطمینان از این است که همه از تمام موضوعات مربوط به پروژه آگاه و در مسیر درستی هستند. این تعاملات روزمره به این دلیل با عنوان «استندآپ» شناخته می‌شوند که شرکت‌کنندگان باید در آن بایستند و کمک کنند که جلسات بصورت کوتاه و با پرداختن به موضوع هدف اصلی، برگزار شوند.

۴– تخته چابک (Agile board)

استفاده از یک تخته چابک به تیم شما کمک می‌کند که پیشرفت پروژه را دنبال کنند. این تخته می‌تواند یک تخته سفید ساده با یادداشت‌های روی آن باشد و یا عملکردی در نرم‌افزار مدیریت پروژه شما.

۵– بک‌ لاگ (Backlog)

همانطور که درخواست‌های پروژه از طریق سیستم ورودی شما دریافت می‌شوند ، در موارد عقب مانده به داستان‌های برجسته تبدیل می‌شوند. در طول جلسات برنامه‌ریزی چابک، تیم شما امتیازات داستانی مربوط به هر کار را تخمین می‌زند. در طول برنامه‌ریزی اسپرینت‌ها، داستان‌های موجود در بک لاگ به درون اسپرینت منتقل می‌شوند تا در طول تکرار چرخه‌ اسپرینت تکمیل شوند. مدیریت بک لاگ‌ها برای مدیران پروژه در یک محیط چابک نقش حیاتی دارد.

از آنجایی که مدیریت پروژه چابک به توانایی تصمیم گیری سریع کمک می‌کند، این روش برای سازمان‌هایی که تمایل به بحث در مورد مسائل به مدت طولانی دارند و یا سازمان‌هایی که تمایل به اخذ تصمیم به صورت گروهی دارند مناسب نیست. حال شما باید تصمیم بگیرید که در سازمان شما چابکی و بهبود مستمر مهم‌تر است یا بحث‌های بی‌نتیجه و جلسات طولانی بر سر مسائلی که باید سریع‌تر درباره آن‌ها کاری انجام دهید؟